Caisse enregistreuse NF525 pour vendre avec des données propres
La conformité NF525 est un prérequis pour les commerces assujettis à la TVA. Lympide l'intègre dans une caisse moderne qui sert aussi au stock, aux marges et au pilotage.
En bref
La NF525 impose à tout assujetti à la TVA encaissant des paiements de particuliers d'utiliser un logiciel de caisse garantissant l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données. Depuis juin 2026, une cinquième exigence s'y ajoute : la restitution des données archivées dans un format normé.
L'obligation découle de l'article 286-I-3° bis du code général des impôts, en vigueur depuis le 1er janvier 2018. Elle vise les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients particuliers au moyen d'un logiciel ou système de caisse.
La FAQ de la DGFiP, mise à jour le 21 mai 2026, énumère les cas de dispense. Beaucoup de commerçants ignorent qu'ils en relèvent, et beaucoup d'autres se croient dispensés à tort.
Dispensés : les assujettis en franchise en base au titre de l'article 293 B, micro-entrepreneurs compris.
Dispensés : les assujettis au remboursement forfaitaire agricole.
Dispensés : ceux qui réalisent exclusivement des opérations exonérées de TVA.
Dispensés : ceux qui vendent exclusivement à des professionnels.
Dispensés : ceux qui recourent exclusivement à des établissements de crédit agréés pour leurs encaissements.
Non dispensés : tous les autres, y compris les très petits commerces dès lors qu'ils facturent de la TVA à des particuliers.
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Les cinq exigences, et ce qu'elles veulent dire concrètement
On les résumait jusqu'en 2026 par l'acronyme ISCA. La loi du 25 juin 2026 en a ajouté une cinquième, la restitution, en vigueur depuis le 27 juin 2026.
La cinquième exigence pose une difficulté pratique : aucun arrêté ne définit encore le format de restitution attendu. Un éditeur prudent conçoit un module d'export paramétrable plutôt que de figer un format qui pourrait ne pas correspondre.
Les cinq exigences applicables à un système de caisse, et leur traduction technique.
Exigence
Ce qu'elle impose
Comment elle se vérifie
Inaltérabilité
Aucune donnée de vente ne peut être modifiée ou supprimée après enregistrement
Journalisation en écriture seule, chaînage cryptographique des enregistrements
Sécurisation
Chaque enregistrement est scellé et rattaché au précédent
Empreinte HMAC et signature de chaque ticket et de chaque clôture
Conservation
Les données restent accessibles pendant la durée légale
Archivage horodaté, désormais sur dix ans
Archivage
Des clôtures périodiques figent les données par période
Clôtures journalière, mensuelle et annuelle scellées
Restitution
Les données archivées se restituent dans un format normé
Module d'export ; la norme n'était pas publiée au 28 juillet 2026
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Certification ou attestation : ce qui a changé en 2026
Deux modes de preuve coexistent. L'article 43 de la loi de finances pour 2025 avait supprimé l'attestation individuelle de l'éditeur au profit de la seule certification par organisme accrédité. L'article 125 de la loi de finances pour 2026 l'a rétablie, en vigueur depuis le 21 février 2026.
Le document, quel qu'il soit, est ce que l'administration demandera en cas de contrôle. Un commerçant doit pouvoir le produire immédiatement : le conserver dans un dossier accessible, et pas seulement dans un e-mail de 2019, fait partie de la mise en conformité.
Les deux modes de preuve de conformité au 28 juillet 2026.
Mode de preuve
Qui l'établit
Portée
Certificat NF525
Organisme accrédité (LNE, INFOCERT/AFNOR)
Audit indépendant, renouvelé périodiquement
Attestation individuelle
L'éditeur du logiciel
Engage pénalement l'éditeur : trois ans d'emprisonnement et 45 000 € pour une attestation mensongère
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Le contrôle se déplace vers le terminal de paiement
La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 a réécrit l'article L. 80 O du livre des procédures fiscales. Les agents peuvent désormais se présenter sans prévenir, entre 8 h et 20 h.
L'objet de la visite ne se limite plus à vérifier la détention du certificat : elle porte aussi sur les terminaux de paiement électronique, dont les références bancaires associées peuvent être relevées. Le nouvel article 1770 quaterdecies du code général des impôts sanctionne le refus de présentation d'un terminal de 7 500 € par appareil.
Pour un commerce, cela déplace le sujet : la cohérence entre ce qu'enregistre la caisse, ce qu'encaisse le terminal et ce qui arrive en banque devient vérifiable directement. Un écart systématique entre les trois est désormais bien plus facile à constater.
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Se mettre en conformité, dans l'ordre
La mise en conformité est rarement un chantier technique côté commerçant. C'est surtout une suite de vérifications.
1Vérifier si vous êtes dans le champ ou dans un cas de dispense, en particulier si vous relevez de la franchise en base.
2Demander à votre éditeur son certificat NF525 ou son attestation individuelle, et le classer dans un dossier accessible.
3Vérifier que les clôtures journalières se déclenchent réellement, et qu'elles sont conservées et non écrasées.
4Contrôler que vos exports comptables reprennent bien les données scellées, et pas un recalcul postérieur.
5Dimensionner votre archivage sur dix ans et non plus six, pour les données dont le délai expire après le 1er janvier 2027.
6Vérifier que vous pouvez présenter vos terminaux de paiement et leurs références en cas de visite.
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Ce que la NF525 ne couvre pas
La conformité NF525 et la réforme de la facturation électronique sont deux dispositifs distincts, avec des fondements légaux, des calendriers et des sanctions différents. Aucun ne dispense de l'autre.
Une caisse conforme reste néanmoins un excellent socle : la DGFiP reconnaît explicitement le ticket Z comme source des données d'e-reporting B2C. Les clôtures scellées, la ventilation par taux de TVA et la journalisation inaltérable qu'impose la NF525 constituent la matière première du flux déclaratif.
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Ce que vous gagnez
L'obligation vise les assujettis à la TVA encaissant des règlements de particuliers.
La franchise en base dispense de NF525, mais d'aucune obligation de facturation électronique.
Cinq exigences depuis juin 2026 : inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage, restitution.
L'attestation individuelle de l'éditeur a été rétablie le 21 février 2026.
7 500 € d'amende par logiciel non conforme, et autant par terminal de paiement non présenté.
La conservation des données passe de six à dix ans.
Le ticket Z scellé sert de source aux données d'e-reporting B2C.
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Questions fréquentes
Qui est obligé d'avoir une caisse certifiée NF525 ?+
Tout assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients particuliers via un logiciel ou système de caisse, au titre de l'article 286-I-3° bis du code général des impôts. Les assujettis en franchise en base, dont les micro-entrepreneurs, en sont dispensés, comme ceux qui vendent exclusivement à des professionnels.
Faut-il un certificat délivré par un organisme, ou l'attestation de l'éditeur suffit-elle ?+
Les deux sont valides depuis le rétablissement de l'attestation individuelle par l'article 125 de la loi de finances pour 2026, en vigueur au 21 février 2026. L'attestation engage pénalement l'éditeur : une attestation mensongère est punie de trois ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.
Quelle est l'amende en cas de contrôle ?+
7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme, au titre de l'article 1770 duodecies. Un délai de 60 jours est laissé pour régulariser, à défaut de quoi une seconde amende du même montant s'applique. S'y ajoute depuis 2026 une amende de 7 500 € par terminal de paiement non présenté lors d'un contrôle.
Combien de temps faut-il conserver les données de caisse ?+
Dix ans depuis l'article 36 de la loi du 25 juin 2026, contre six auparavant. L'entrée en vigueur est prospective : elle vise les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.
Une caisse NF525 est-elle conforme à la facturation électronique ?+
Non, ce sont deux dispositifs indépendants qui se cumulent. La conformité NF525 ne dispense d'aucune obligation de la réforme. Elle fournit en revanche l'essentiel des données attendues pour l'e-reporting B2C, puisque la DGFiP reconnaît le ticket Z comme source.
Que se passe-t-il si l'éditeur cesse son activité ?+
L'obligation de conservation reste celle du commerçant, pas de l'éditeur. C'est la raison pour laquelle la capacité à exporter l'intégralité des données scellées, dans un format lisible sans le logiciel d'origine, est un critère de choix plus important qu'il n'y paraît.
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Sources
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