Inventaire magasin : passer du comptage au pilotage
L'inventaire ne doit pas être un moment de panique. Avec Lympide, les quantités vendues, reçues et ajustées restent reliées aux mouvements du point de vente.
En bref
Un inventaire magasin consiste à compter physiquement les quantités présentes, à les comparer au stock théorique et à corriger l'écart en gardant trace de la correction. Sa valeur ne tient pas au comptage lui-même mais à l'analyse des écarts, qui révèle où le stock fuit.
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RGPD
Sauvegardes quotidiennes
01
Inventaire annuel ou inventaire tournant
L'inventaire annuel complet reste une obligation comptable pour établir la valorisation de clôture. Il ne dit en revanche presque rien sur l'origine des écarts, parce qu'il agrège douze mois de dérives.
Les deux se complètent. Le tournant maintient le stock juste toute l'année, l'annuel produit la donnée comptable. Un magasin qui pratique le tournant constate d'ailleurs des écarts bien plus faibles au moment de l'annuel.
Deux approches complémentaires, pas concurrentes.
Inventaire annuel
Inventaire tournant
Objet
Valoriser le stock à la clôture
Détecter et corriger les dérives en continu
Périmètre
Tout le catalogue
Une famille ou une zone à la fois
Fréquence
Une fois par exercice
Chaque semaine ou chaque mois
Interruption d'activité
Souvent une fermeture
Aucune, en dehors des heures de pointe
Exploitabilité des écarts
Faible : douze mois agrégés
Forte : la cause est encore fraîche
02
Conduire une session sans perdre le fil
Le principal risque d'un inventaire n'est pas le comptage, c'est l'interruption. Une session commencée le soir et reprise le lendemain, pendant que des ventes continuent, produit des écarts qui n'existent pas.
1Délimiter la zone ou la famille à compter, et s'y tenir : un périmètre flou produit des doubles comptages.
2Figer la référence de stock au début de la session, pour que les ventes intervenues pendant le comptage ne faussent pas la comparaison.
3Compter par emplacement physique plutôt que par ordre de catalogue : on suit les rayons, pas une liste.
4Saisir au fur et à mesure plutôt que de reporter des feuilles à la fin, où les erreurs de recopie s'ajoutent aux erreurs de comptage.
5Recompter uniquement les références en écart, et non l'ensemble, avant de valider.
6Valider la session en conservant l'écart constaté, pas seulement la quantité corrigée.
03
L'écart est l'information, pas le déchet
Beaucoup d'inventaires se terminent par un alignement du théorique sur le réel, sans conserver la différence. C'est jeter la seule information que produit l'exercice.
Un écart conservé, daté et attribué à une famille de produits devient exploitable. Répété sur trois sessions, il dessine une carte : telle famille perd systématiquement, telle autre est stable, telle zone du magasin concentre les pertes.
La valeur de l'écart au prix d'achat, et non au prix de vente, donne son coût réel. C'est ce chiffre qui permet d'arbitrer entre installer un antivol, revoir une procédure de réception ou ne rien faire parce que le coût de la correction dépasse celui de la perte.
04
Lire les écarts par cause probable
Un écart n'a pas la même signification selon son sens et selon la famille de produits concernée.
Interprétation courante d'un écart d'inventaire selon son profil.
Profil de l'écart
Cause la plus fréquente
Où regarder
Manquant sur petits articles à forte valeur
Démarque inconnue
Implantation, surveillance, conditionnement
Manquant réparti sur tout le catalogue
Ventes saisies sans référence produit
Usage de la touche « divers » en caisse
Excédent sur une famille
Réception validée sans contrôle des quantités
Écarts entre bons de commande et bons de livraison
Écart concentré sur les variantes
Saisie sous la mauvaise déclinaison
Codes-barres par taille et par coloris
Écart apparu après un transfert
Transfert non enregistré à l'arrivée
Mouvements entre réserve et surface de vente
05
Préparer la clôture comptable
La valorisation du stock à la clôture doit reposer sur des quantités constatées et sur des prix d'achat traçables. C'est ce que demandera un contrôle, et ce que réclame le cabinet comptable.
Trois éléments rendent la valorisation défendable : la date de la session d'inventaire, la quantité constatée pour chaque référence, et le prix d'achat retenu avec sa méthode. Sans l'un des trois, le chiffre existe mais ne se justifie pas.
Un export reprenant ces trois éléments, produit directement depuis l'outil et non reconstruit à la main, évite l'aller-retour de fin d'exercice avec le cabinet.
★
Ce que vous gagnez
L'inventaire tournant corrige en continu, l'annuel produit la donnée comptable.
Figer la référence de stock en début de session évite les faux écarts.
Compter par emplacement physique plutôt que par ordre de catalogue.
Conserver l'écart, pas seulement la quantité corrigée.
Valoriser l'écart au prix d'achat pour connaître son coût réel.
Le profil de l'écart oriente vers sa cause : démarque, saisie, réception ou transfert.
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Questions fréquentes
À quelle fréquence faire un inventaire ?+
L'inventaire complet est annuel, pour la clôture comptable. En pratique, un inventaire tournant par famille chaque semaine ou chaque mois maintient le stock juste toute l'année et rend l'annuel beaucoup moins douloureux.
Faut-il fermer le magasin pour inventorier ?+
Pas pour un inventaire tournant, qui porte sur une zone limitée et se mène en dehors des heures de pointe. Pour un inventaire complet, la fermeture évite les mouvements pendant le comptage, mais figer la référence de stock au démarrage de la session produit le même résultat sans fermer.
Que faire d'un écart important ?+
Le recompter d'abord, car une part significative des écarts spectaculaires vient d'une erreur de comptage ou de saisie. S'il se confirme, le conserver, le valoriser au prix d'achat et le rattacher à une famille : c'est la répétition sur plusieurs sessions qui indique la cause, pas un écart isolé.
Comment inventorier des produits avec des tailles ?+
En comptant à la déclinaison et non au modèle. Un comptage au modèle donne un total juste et un détail faux, ce qui rend le réassort impossible à décider correctement. C'est le cas d'usage qui justifie le plus nettement les codes-barres par taille et coloris.